Utilice esta función para añadir un nuevo expediente a una caja que haya utilizado en esta aplicación para crear, pero que aún no se haya enviado al espacio de almacenamiento de Iron Mountain.
NOTA: Las pantallas de expedientes se han diseñado intencionadamente con los botones en la parte superior para alertar a los usuarios de que están trabajando en expedientes, no en cajas.
- Seleccione Gestión de registros | Recogidas, Añadir registros | Lista de recogida (Añadir registros). Se abre la pantalla Lista de recogida.
- Haga clic en la lista desplegable Acción situada a la derecha del cuadro en el que tiene que añadir expedientes y seleccione Añadir expedientes en la lista desplegable. Se abre la pantalla Nuevo expediente.
NOTA: También puede añadir nuevos expedientes a una nueva caja mientras utiliza la función Ver caja.
- El cliente, la división, el departamento y el código de barras de SKP asignados a la caja automáticamente se asignan de forma predeterminada al expediente. Los requisitos de entrada de datos de la organización determinan los campos que se muestran y se necesitan cuando se crea un expediente.
NOTA: Cuando se crea un expediente, se asigna por defecto la estructura organizacional de la caja. Si su organización está habilitada para división o departamento y tiene los permisos apropiados, puede actualizar la división o departamento del expediente.
- Para crear un diseño de entrada de datos personalizado que la aplicación conservará de una sesión a otra, haga clic en Personalizar diseño.
- Introduzca metadatos para identificar este expediente si tiene que localizarlos y recuperarlos desde el almacenamiento. Debe introducir datos en los campos obligatorios, marcados con asteriscos rojos (*).
- Se le pide que introduzca un valor en el de los expedientes, que puede ser un código de barras de SKP o Descripciones de expediente 1 – 6. El valor que introduzca se mostrará en la pantalla Detalles del expediente, el paso de registro del carro del pedido de recuperación, en los correos electrónicos de confirmación del pedido y en la pantalla de tabulación Información de pedido en la selección Seguimiento de pedidos.
- Para bloquear campos con el fin de conservar los datos del campo para su uso en registros añadidos posteriormente, haga clic en Bloquear.
- Para editar un campo bloqueado, haga clic en Desbloquear.
- Para encontrar un valor de un campo, haga clic en el selector desplegable
o el icono del calendario
y, a continuación, seleccione un valor.
- Introduzca datos de destrucción opcionales (porque los expedientes normalmente se destruyen como parte de una caja completa, la información que introduzca en los siguientes campos es solo para uso propio, no activa ninguna notificación o destrucción):
- Guarde el expediente. Los nuevos expedientes se muestran en la lista de recogida (debajo de la caja en la que están almacenados) en orden descendente según la fecha y la hora de entrada. Gestión de registros Iron Mountain Connect asigna automáticamente un estado de Nuevo a nuevos expedientes añadidos a las nuevas cajas.
- Haga clic en Guardar y cerrar expediente para guardar el expediente y volver a la pantalla Lista de recogida donde se muestra el expediente debajo de la caja en la que se encuentra.
- Haga clic en Guardar y añadir otro expediente para continuar creando nuevos expedientes dentro de la misma caja.
NOTA: Si un campo contiene datos no válidos, o si el campo requerido está en blanco, el campo se resaltará cuando intente agregar el registro. Corrija la entrada y, a continuación, haga clic en Añadir registro.
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